🗺️​📍​ La sección general del Archivo se encuentra en el polígono de Can Valero y parte del fondo documental se encuentra en Son Tous, pero, el Servicio de Archivo y Gestión Documental al formar parte de la Oficina de Administración Electrónica se ubica en las instalaciones del Velódromo de las Iles Balears.

Las funciones del Servicio de Archivo se regulan en el art. 33 de la 📑 Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Islas Baleares, y entre ellas se encuentran la custodia de la documentación producida por la Administración del GOIB, y la identificación y creación de las series documentales para organizarla y clasificarla.

La destrucción de documentos no es una función del archivo, sino una tarea reglamentada derivada de la aplicación de los calendarios de conservación de la documentación administrativa.

ARGEN es la Aplicación de Gestión Documental del Archivo General, y los usuarios argen 👩‍💻 son aquellas personas de las distintas unidades administrativas encargadas de la gestión de 📁documentación en papel que tiene que ser transferida al Archivo General.

Aunque en estos momentos en el cuadro de clasificación podemos encontrar más de 1400 series identificadas, a día de hoy en el archivo electrónico se utilizan aproximadamente unas 460 series documentales... cifra que se irá incrementando a medida que la 🤖 digitalización de la administración avance...

El artículo 27 de la 📑 Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Islas Baleares regula la creación de la Comisión Interinsular Calificadora de Dcumentos, un órgano colegiado que tiene como principal objetivo elaborar las tablas de evaluación documental, el instrumento técnico que determina qué documentos se tienen que conservar, durante cuánto tiempo y cuáles son eliminables.

Las copias y material bibliográfico ​📚​ no son documentos de archivo.

San Benito de Nursia, es el patrón de los archiveros, de los bibliotecarios y de los arqueólogos, porque este abad incluyó el trabajo archivístico entre las labores de los monjes.

¡Todos ellos son instrumentos técnicos del Servicio de Archivo!

La Norma Técnica de Interoperabilidad para el documento electrónico recoge 21 tipos documentales agrupados en 5 familias: documentos de decisión, de transmisión, de constancia, de juicio y del ciudadano.

Para identificar y crear una serie documental, el archivo necesita información de las unidades tramitadoras sobre el procedimiento o servicio, los tipos de documentos que se generan durante la tramitación y la normativa reguladora.

Con toda esta información se elabora la ficha de identificación de la serie y la propuesta de tabla de valoración.