🗺️​📍 La secció general de l'Arxiu es troba al polígon de Can Valero, i part del fons documental es troba a Son Tous, però el Servei d'Arxiu i Gestió Documental al formar part de l'Oficina d'Administració Electrònica s'ubica a les instalacions del Velòdrom de les Illes Balears.

Les funcions del Servei d'Arxiu es regulen a l'art. 33 de la 📑 Llei 6/2022, de 5 d'agost, d'arxius i gestió documental de les Illes Balears, i entre elles es troban la custodia de la documentació produïda per l'Administració del GOIB, i la identificació i creació de les sèries documentals per organitzar-la i classificar-la.

La destrucció de documents no és una funció de l'arxiu sinó una tasca reglamentada derivada de l'aplicació dels calendaris de conservació de la documentació administrativa.

ARGEN és l'Aplicació de Gestió Documental de l'Arxiu General, i els usuaris argen 👩‍💻són aquelles persones de les distintes unitats administratives encarregades de la gestió de 📁documentació en paper que ha de ser transferida a l'Arxiu General.

Tot i que, en aquests moments al quadre de classificació podem trobar més de 1400 sèries identificades, a dia d'avui a l'arxiu electrònic s'utilitzen aproximadament unes 460 sèries documentals... xifra que s'anirà incrementant a mesura que🤖 la digitalització de l'administració avanci...

L'article 27 de la 📑 Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears regula la creació de la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents, aquesr òrgan col·legiat té com a principal objectiu elaborar les taules d'avaluació documental, l'instrument tècnic que determina quins documents s'han de conservar, durant quant de temps i quins són eliminables.

Les còpies i material bibliogràfic 📚​ no són documents d'arxiu.

Sant Benet de Núrsia, és el patró dels arxivers, dels bibliotecaris i dels arqueòlegs, perquè aquest abat va incloure el treball arxivístic entre les labors dels monjos.

Tots són instruments tècnics del Servei d'Arxiu!

La Norma Tècnica d'Interoperabilitat per al document electrònic recull 21 tipus documentals agrupats en 5 famílies: documents de decisió, de transmissió, de constància, de judici i del ciutadà.

Per identificar i crear una sèrie documental, l'arxiu necessita informació de les unitats tramitadores, sobre el procediment o servei, els tipus de documents que es generen durant la tramitació i la normativa reguladora.

Amb tota aquesta informació s'elabora la fitxa d'identificació de la sèrie i la proposta de taula de valoració.